KEP Nedir? Kep Ne İşe Yarar? Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Nasıl Alınır?

KEP Nedir? Kep Ne İşe Yarar? Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Nasıl Alınır?

Ticari faaliyetlerin merkezinin giderek online dünyaya kayması farklı dijital yöntemleri kullanmayı zorunlu hale getiriyor. Dijital yöntemler arasında baş sıralarda olan bir uygulama ise KEP. Yani Kayıtlı Elektronik Posta! KEP nedir, ne işe yarar? Kayıtlı elektronik posta adresi nasıl alınır? KEP hakkında merak edilenleri sizin için derledik.

Kayıtlı Elektronik Posta, e-posta teknolojik altyapısını kullanan, e-postanın gönderim ve alımına dair kanıtların oluşturulup saklanmasını sağlayan, hukuki geçerliliği olan e-posta iletim hizmeti olarak tanımlanıyor. Resmi yazışmaların mevzuata uygun bir şekilde elektronik ortamda yapılmasını sağlayan bu sistem, uluslararası standartlarda ve daha güvenli bir işleyişe olanak tanıyor. Peki, KEP’in, standart e-postadan farkı nedir? Günümüzde elektronik posta kullanımı oldukça yaygın. Hatta neredeyse tüm iş süreçleri bu şekilde yönetiliyor diyebiliriz. Ancak, standart e-posta sisteminin bazı açık noktaları bulunuyor. Örneğin, yasal olarak sınırlı sayıda ve özellikte delil içeriyor. E-posta’nın ispatı sorumluluğu göndericiye ait oluyor ve e-posta zaman bilgisi, gönderinin yapıldığı bilgisayarın zaman ayarlarına bağlı oluyor. Bu da zaman bakımından delil değerini düşürüyor. Standart e-postaların içerikleri çok daha kolay bir şekilde değiştirilebiliyor.

KEP ne işe yarar?

KEP esas olarak elektronik ortamda posta göndermeye yarayan bir sistem. Ancak bu posta gönderme işinin daha güvenli bir şekilde yapılmasına olanak tanıyor. E-belge paylaşımını hukuki delil sayılabilecek şekilde sağlayan KEP uygulamasıyla resmi, ticari ve özel her çeşit belge ya da yazı, kişi ve kurumlar arasında dijital kanalda aktarılabilir. Bu belge ve yazılar şunlardır:

• Kurum içi, kurum dışı her türlü yazışma
• Kamu kurumları, özel sektör kuruluşları ve vatandaşlar arasında yapılan her türlü yasal bildirimler,
• Belge gönderimleri
• E-fatura gönderimleri,
• Her türlü banka işlemi
• İnternet üzerinden verilen ve alınan siparişler
• Dilekçeler, ihaleler, başvurular ve söyleşiler.

KEP’in avantajları arasında başlı çekenlerden biri zaman tasarrufu sağlaması. Bürokratik her türlü işlemin çok daha hızlı gerçekleşmesine yardım eden KEP sistemi, hız avantajı sayesinde ticari süreçlerin verim kazanmasına da katkı sağlıyor.

Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Nasıl Alınır?

KEP, dünya genelinde kullanılan ve kullanımı da giderek yaygınlaşan bir sistem. Resmi yazışmaların ve belge paylaşımının daha güvenli ortamda gerçekleşmesi amacıyla geliştirilen bu sisteme dahil olmak için online başvuru yapılması gerekiyor. Yani kayıtlı elektronik posta adresi online başvuru yapılarak alınabiliyor. Peki, KEP için başvuru nasıl yapılıyor? KEP başvurusunda gerekli olan belgeler neler? Öncelikle KEP adresi alabilmek için Kayıtlı Elektronikj Posta Hizmet Sağlayıcılar’a (KEPHS) başvuru yapılmalı. Yapılan başvuru onaylandıktan sonra KEP adresi PTT üzerinden alınabiliyor.

Tüzel olmayan gerçek kişiler de KEP adresi sahibi olabiliyor. Bunun için gerçek kişilerin başvuru sırasında Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar'a nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi veya e-imza ile başvurmaları gerekiyor. Tüzel kişilerinse MERSİS aracılığıyla ve MERSİS numarası ile başvurmaları gerekiyor. Öte yandan tüzel kişilerin başvuru sırasında, yetkili olarak atadıkları kişilere ait kimlik bilgilerini ve yetkili olduklarını gösteren bilgi ve belgeleri bildirmeleri de zorunlu. Tüm bu işlemlerin ardından KEPHS, incelemelerini tamamlıyor ve onay verirse KEP adresinizi oluşturuyor. Daha sonra başvuruyu yapan gerçek veya tüzel kişi sözleşme ya da taahhütname imzalıyor.

Şunu da ayrıca not olarak belirtelim; gerçek kişi, KEP adresini salt ileti almak için kullanacaksa bunu bildirmeli. Bu gibi durumlarda KEP adresi onayı için ıslak imza ya da e-imza gerekiyor.